Dicas de como conduzir uma reunião

É possível aprender a conduzir uma reunião de forma satisfatória. Estabelecer tópicos, deixar claro os motivos, ser o foco principal e fazer uma análise são os principais pontos para ter uma boa reunião.

Em termos gerais, não importa qual área o profissional pertença na empresa, uma hora ou outra ele terá que participar de uma reunião. A coisa fica ainda mais complicada quando o profissional tem que conduzir uma reunião. Aqueles que já se viram em qualquer uma dessas duas situações (mas especialmente na última) já deve ter percebido que reuniões que não são muito bem conduzidas, assim como a quantidade excessiva e desnecessária delas, podem trazer como consequência um fracasso coletivo. Isso, por sua vez, irá refletir em uma queda de produtividade e qualidade dos serviços dos profissionais. Se você já passou por uma situação assim, fique atento às sugestões abaixo. Se é sua primeira vez, esperamos que nossas dicas usadas por profissionais bem sucedidos, possam ajudá-lo a descobrir como conduzir uma reunião de forma satisfatória.

– Estabelecendo os tópicos:

Na vida pessoal e também na profissional o planejamento deve ser uma ferramenta sempre a ser usada. Em uma reunião ele não deve ficar de fora. Para conduzir bem uma reunião e fazer da mesma algo produtivo, é necessário que todos os envolvidos saibam e estejam preparados com relação ao tema a ser tratado na reunião. Uma boa dica é nunca fazer reuniões de última hora. Neste caso, não haveria tempo para planejamento, definição dos pontos a serem tratados e nem possibilidade dos envolvidos se prepararem.

– Deixe claro os motivos:

É interessante que ao se iniciar uma reunião a primeira coisa que se faça é uma leitura do objetivo e/ou da pauta a ser tratada na mesma. Esses pontos precisam estar sempre visíveis durante a reunião. Isso impede, por exemplo, que a mesma vá para um lado que não seja o tema principal.

– Esqueça a cadeira:

Ficar em pé, principalmente se você é quem está realizando a reunião, é uma ótima ideia. Isso evita que os participante comecem as conversas paralelas e desviem do foco principal. Em pé o profissional inibe esse tipo de atitude e ainda pode observar como os participantes estão reagindo com o que está sendo dito.

– Avalie tudo:

Saber conduzir uma reunião não se restringe apenas a esses poucos pontos apresentados. O mais importante é que o profissional faça uma análise sobre o que acabou de fazer. Por quê? Simples. Assim, será possível saber o que precisa ser melhorado. Se possível faça até uma espécie de pesquisa para saber dos participantes como ou o que eles acharam de sua apresentação (fique atento as observações elas podem ajudar muito).