Dicas de como fazer reuniões produtivas

Cuidados devem ser tomados para que as reuniões sejam realmente produtivas e não fujam do foco principal.

Fazer reuniões produtivas não é difícil, mas requer alguns cuidados básicos, por exemplo, evitar o excesso de reuniões. Se por qualquer motivo os funcionários são convocados para uma reunião, eles já vão para o local desanimados, pois sabem que mais uma vez, um assunto sem tanta relevância poderá estar sendo abordado e tomando o preciso tempo da equipe. Mas, se você realiza reuniões somente quando é necessário, o simples convite para a reunião já deixa os funcionários empolgados, pois eles saberão que algo importante será tratado.

E há outros cuidados a serem tomados, para você fazer com que a reunião seja sempre produtiva, entre eles, definir o horário de início e término da reunião. É horrível entrar para uma sala de reunião sem saber quanto tempo vai ficar lá, até porque, os funcionários precisam trabalhar. Estabelecendo um horário para começar e também para terminar a reunião, todos serão cautelosos ao apresentarem seu ponto de vista, evitando demorar muito para que todos possam falar.

Importante também é definir o objetivo da reunião, mostrar à equipe que não é só mais uma reunião e que tem um objetivo a ser alcançado, assim o tema em pauta já é logo abordado e a discussão fica em volta dele. Defina, também, o que será discutido na reunião e a importância de cada um dos convidados e ainda, avise-os com antecedência para que eles possam se preparar melhor.

Outro cuidado a ser tomado é com o número excessivo de pessoas nas reuniões, pois isso é extremamente prejudicial. Já que a reunião tem horário para terminar e todos precisam expor o seu ponto de vista, com muitos participantes a reunião vai demorar muito e se tornar cansativa. Por isso, convide sempre somente quem é realmente essencial para o tema a ser discutido.

Toda reunião precisa de uma liderança, alguém de coordene os assuntos, que cuide para que todos os participantes comentem, alguém que não deixe a reunião perder o foco, que conduza a conversa em busca do objetivo principal e que faça propostas concretas ao final. Se você convocou uma reunião, saiba que você deverá assumir este cargo de liderança, ainda que você convide um profissional para ministrar o assunto principal, mas você é quem vai cuidar para que a reunião seja interessante, para que todos participem e mantenham o foco.

E lembre-se de no final da reunião fazer um breve resumo do que foi debatido e, principalmente, das decisões que foram tomadas. Depois refaça este resumo e envie para cada um dos participantes para que a reunião continue produzindo frutos e todos possam trabalhar em cima das propostas que foram feitas.

Por Russel