No mundo corporativo, já virou até piada o fato de as pessoas convocarem reuniões em excesso e, que, no final das contas, não decidem nada. Passam-se às vezes duas ou três horas divagando sem que se conclua nada realmente relevante.

Há maneiras inteligentes de se minimizar a perda de foco nas reuniões.

Para começar, toda reunião deve ser convocada com a devida antecedência e ter o seu tempo de duração limitado. O horário escolhido também é fundamental. Nada de reuniões logo após o almoço ou numa sexta-feira no final do expediente.

Estudos comprovaram cientificamente que as pessoas produzem muito abaixo da média nesses horários. As pessoas convidadas para a reunião também devem receber a pauta previamente, e essa pauta deve ser seguida à risca, sendo um fator decisivo para evitar divagações. O uso da palavra também deve ser controlado para evitar que uns tenham mais chances de falar do que outros.

Reuniões são um meio de decidir sobre coisas importantes, de expor resultados e de enfrentar problemas. Não as torne acontecimentos sem credibilidade e que não tragam nenhum benefício.

Cinco reuniões na semana de duas horas cada uma. Tempo de produção perdido e nenhum resultado prático. Será que você e sua equipe realmente sabem como fazer uma reunião que gere resultados?

Toda reunião, inicialmente, deve ser planejada e marcada com antecedência. Uma pauta deve ser definida e comunicada aos participantes. Se todos chegarem à reunião já sabendo de que assuntos ela tratará, já poderão separar os materiais necessários que servirão de subsídio para as discussões. Defina que tipo de reunião será também: de comunicação de novas normas, disciplinar, de apresentação de resultados ou definição de objetivos. Estabeleça um tempo-limite máximo de duração: geralmente reuniões acima de uma hora e meia ou duas horas acabando ficando improdutivas.

Reuniões são oportunidades de interação e acerto de objetivos entre você e sua equipe, não as transforme em meros encontros formais nos quais ninguém sai ganhando.